Red Tape reduction

Reducing overflowing, ineffective and inefficient regulations

What do we mean by 'Red Tape'?

Since the 18th century, ‘red tape’ has been used as a derisive and polemical term to describe regulations that either are too much in number or fail to fulfil their purpose or fulfil that purpose at disproportionate costs.

This definition does not take into account whether the regulations have been adopted externally (e.g. by government bodies) or internally (e.g. by the organisation itself). What matters initially is simply that the regulations in question are too numerous, ineffective and/or inefficient.

From the perspective of those affected, symptoms of 'red tape' include:

a high, opaque, density and/or depth of regulations,
ineffective regulations without any comprehensible purpose from the perspective of many stakeholders
inefficient regulations including disproportionate costs of compliance
long lead times from a demand to fulfilment due to numerous specialised responsibilities

How can Red Tape be measured?

Since the 1980s, various approaches have been adopted at national and regional administrative levels in Germany to quantify the extent of Red Tape in qualitative and/or quantitative terms. These approaches highlight three shortcomings in the debate on ‘red tape’ and ‘red teape reduction’:

To date, there is no uniform understanding of what constitutes ‘unnecessary’ or ‘too time-consuming’, as this depends on the perspective of the respective stakeholders.
It remains unclear whether ‘bureaucracy’ should be measured in terms of input (‘density and/or depth of regulations’) or output (‘compliance costs’) – these two variables are only loosely linked, and measuring them yields different results.
The right balance has not yet been struck between the accuracy and comparability of the results and the effort required to assess the administrative burden.

We measure red tape using two indicators:

Anhand der Wirksamkeit einer Regelung zur Erreichung ihrer beabsichtigten Zwecke. Dies wird mit Hilfe einer Nutzwertanalyse zusammen mit den betroffenen Stakeholdern ermittelt.
Anhand der Effizienz einer Regelung, d.h. dem Verhältnis von Bearbeitungszeit (Erfüllungsaufwand) zur gesamten Durchlaufzeit eines Prozesses. Dies wird mit Hilfe einer Wertstromanalyse zusammen mit den betroffenen Stakeholdern ermittelt.

Die Wirksamkeitsbewertung gibt Informationen darüber, was eine gültige Regelung bewirkt, was sie nicht bewirkt und wo Risiken dieser Regelung liegen.

Diese Erkentnisse bilden die Grundlage für die Effizienzbewertung, in der sowohl der Erfüllungsaufwand als auch die Durchlaufzeit erhoben werden.

Damit ergeben sich unterschiedliche Optionen zum Bürokratieabbau.

How can red tape be reduced?

Um die Möglichkeiten zum Abbau oder zur Verhinderung von Bürokratie auszuloten, ist es hilfreich, zwei Arten von Bürokratie zu unterscheiden (vgl. Bozeman 1995):

Originäre Bürokratie („rules born bad“): Regelungen, die von Anfang an unwirksam und/oder ineffizient sind.

Evolutionäre Bürokratie („rules gone bad“): Regelungen, die im Laufe der Zeit ihre Wirksamkeit und/oder Effizienz eingebüsst haben.

Abhängig davon, welche Art von Bürokratie vorliegt, kommen unterschiedliche Maßnahmenoptionen in Betracht, die sich hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und ihrer Umsetzbarkeit unterscheiden:

Sicherstellung eines praxisorientierten Problemverständnisses bei den regelgebenden Stellen durch den Einbezug von Praktikern
Klare Priorisierung der Zwecke von Regelungen um den Preis von Konflikten mit einigen Interessen
Begrenzung der Zahl und des Einflussbereichs an durchsetzenden und umsetzenden Stellen
Einbau von Spielräumen bei der Umsetzung von Regelungen
Monitoring von Regelungen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und Effizienz
„Flurbereinigung“ überlappender Regelungen
Klarere Kommunikation der Spielräume und Grenzen bei der Interpretation von Regelungen
Vereinheitlichung und klarere Kommunikation von Zuständigkeiten („one face to the customer“).

Wo liegen Möglichkeiten und Grenzen des Bürokratieabbaus?

The most promising ways of reducing red tape within organisations lie in two areas:

Innerorganisatorische Regelungen (Berichtspflichten, Beantragungs- und Genehmigungsprozesse)
Innerorganisatorische Umsetzung von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben

Hier bestehen weitgehende Gestaltungsspielräume, die ohne weitreichende politische Lobbyarbeit relativ zügig umsetzbar sind.

Dazu sollten die entsprechenden Regelungen nach Risiken und Erfüllungsaufwände bewertet werden. Regelungen mit hohen Erfüllungsaufwänden und niedrigen Risiken sind zuerst zu fokussieren, bevor Regelungen mit hohen Erfüllungsaufwänden und hohen Risiken bearbeitet werden.

Bürokratieabbau wird in den letzten Jahrzehnten vor allem im Zusammenhang mit politischen Gesetzesvorhaben diskutiert. Die Forderung danach erfährt von allen Seiten stets hohe Zustimmung. Eine Evidenz, dass dies auf etablierten politischen Wegen gelingen kann, steht noch aus. Hier klaffen Messwerte, wie beispielsweise der „Bürokratiekostenindex“ des Statistischen Bundesamtes, und die subjektiven Erfahrungen von Unternehmen, weit auseinander. Diese Kluft exisitiert aus guten, klar benennbaren, Gründen. Daher sind politische Bürokratieabbauvorhaben außerhalb des Scopes unseres Ansatzes. Sie obliegen den jeweiligen Normenkontrollräten auf Länder- und Bundesebene, wird aber aus unserer Sicht als eine bislang ungelöste Frage betrachtet.

Red Tape reduction

What do we mean by 'Red Tape'?

How can Red Tape be measured?

How can red tape be reduced?

Wo liegen Möglichkeiten und Grenzen des Bürokratieabbaus?

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