Bürokratieabbau

Unwirksame und ineffiziente Regelungen reduzieren

Was verstehen wir unter Bürokratie?

„Bürokratie“ wird seit dem 18. Jahrhundert als Spott- und Kampfbegriff für Regelungen verwendet, die entweder ihren Zweck nicht erfüllen oder diesen Zweck mit (subjektiv) unverhältnismäßig hohem Aufwand und langen Durchlaufzeiten erfüllen. 

Bei dieser Definition bleibt zunächst unberücksichtigt, ob die Regelungen von extern (z.B. staatlichen Stellen) oder von intern (z.B. der eigenen Organisation) verabschiedet worden sind. Wichtig ist zunächst nur, dass es sich um unwirksame und/oder ineffiziente Regelungen handelt.

Symptome für Bürokratie sind – aus der Perspektive der Betroffenen:

  • eine hohe, oft intransparente, Dichte an Regelungen,
  • umfangreiche Dokumentations- und Informationspflichten,
  • lange Durchlaufzeiten,
  • unklare Zuständigkeiten.

Wie kann Bürokratie gemessen werden?

Auf nationaler und regionaler Verwaltungsebene gibt es seit den 1980er Jahren unterschiedliche Ansätze, um das Ausmaß der Bürokratie qualitativ und/oder quantitativ greifbar zu machen. Anhand dieser werden drei Defizite in der Diskussion um „Bürokratie“ und „Bürokratieabbau“ deutlich:

  • es existiert bislang kein einheitliches Verständnis davon, was „unnötig“ oder „zu aufwändig“ ist, weil dies von der Perspektive der jeweiligen Stakeholder abhängt.
  • es bleibt unklar, ob „Bürokratie“ am Input („Umfang/Dichte der Regelungen“) oder am Output („Erfüllungsaufwand“) gemessen werden soll – diese zwei Variablen sind nur lose gekoppelt und deren Messung resultiert in unterschiedlichen Resultaten. 
  • es ist noch nicht das richtige Maß zwischen Genauigkeit/Vergleichbarkeit der Ergebnisse und dem Aufwand zur Ermittlung der Bürokratiebelastung gefunden worden.

Wir messen Bürokratie anhand von zwei Indikatoren:

  • Anhand der Wirksamkeit einer Regelung zur Erreichung ihrer beabsichtigten Zwecke. Dies wird mit Hilfe einer Nutzwertanalyse zusammen mit den betroffenen Stakeholdern ermittelt. 
  • Anhand der Effizienz einer Regelung, d.h. dem Verhältnis von Bearbeitungszeit (Erfüllungsaufwand) zur gesamten Durchlaufzeit eines Prozesses. Dies wird mit Hilfe einer Wertstromanalyse zusammen mit den betroffenen Stakeholdern ermittelt.

Die Wirksamkeitsbewertung gibt Informationen darüber, was eine gültige Regelung bewirkt, was sie nicht bewirkt und wo Risiken dieser Regelung liegen.

Diese Erkentnisse bilden die Grundlage für die Effizienzbewertung, in der sowohl der Erfüllungsaufwand als auch die Durchlaufzeit erhoben werden.

Damit ergeben sich unterschiedliche Optionen zum Bürokratieabbau.

Wie kann Bürokratie abgebaut werden?

Um die Möglichkeiten zum Abbau oder zur Verhinderung von Bürokratie auszuloten, ist es hilfreich, zwei Arten von Bürokratie zu unterscheiden (vgl. Bozeman 1995):

  • Originäre Bürokratie („rules born bad“): Regelungen, die von Anfang an unwirksam und/oder ineffizient sind. 
  • Evolutionäre Bürokratie („rules gone bad“):  Regelungen, die im Laufe der Zeit ihre Wirksamkeit und/oder Effizienz eingebüsst haben.

Abhängig davon, welche Art von Bürokratie vorliegt, kommen unterschiedliche Maßnahmenoptionen in Betracht, die sich hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und ihrer Umsetzbarkeit unterscheiden:

  • Sicherstellung eines praxisorientierten Problemverständnisses bei den regelgebenden Stellen durch den Einbezug von Praktikern
  • Klare Priorisierung der Zwecke von Regelungen um den Preis von Konflikten mit einigen Interessen
  • Begrenzung der Zahl und des Einflussbereichs an durchsetzenden und umsetzenden Stellen
  • Einbau von Spielräumen bei der Umsetzung von Regelungen
  • Monitoring von Regelungen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und Effizienz
  • „Flurbereinigung“ überlappender Regelungen
  • Klarere Kommunikation der Spielräume und Grenzen bei der Interpretation von Regelungen
  • Vereinheitlichung und klarere Kommunikation von Zuständigkeiten („one face to the customer“).

Wo liegen Möglichkeiten und Grenzen des Bürokratieabbaus?

Die vielversprechendsten Möglichkeiten, Bürokratie in Organisationen abzubauen, liegen in zwei Ansatzpunkten:

  • Innerorganisatorische Regelungen (Berichtspflichten, Beantragungs- und Genehmigungsprozesse)
  • Innerorganisatorische Umsetzung von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben

Hier bestehen weitgehende Gestaltungsspielräume, die ohne weitreichende politische Lobbyarbeit relativ zügig umsetzbar sind.

Dazu sollten die entsprechenden Regelungen nach Risiken und Erfüllungsaufwände bewertet werden. Regelungen mit hohen Erfüllungsaufwänden und niedrigen Risiken sind zuerst zu fokussieren, bevor Regelungen mit hohen Erfüllungsaufwänden und hohen Risiken bearbeitet werden.

Bürokratieabbau wird in den letzten Jahrzehnten vor allem im Zusammenhang mit politischen Gesetzesvorhaben diskutiert. Die Forderung danach erfährt von allen Seiten stets hohe Zustimmung. Eine Evidenz, dass dies auf etablierten politischen Wegen gelingen kann, steht noch aus. Hier klaffen Messwerte, wie beispielsweise der „Bürokratiekostenindex“ des Statistischen Bundesamtes, und die subjektiven Erfahrungen von Unternehmen, weit auseinander. Diese Kluft exisitiert aus guten, klar benennbaren, Gründen. Daher sind politische Bürokratieabbauvorhaben außerhalb des Scopes unseres Ansatzes. Sie obliegen den jeweiligen Normenkontrollräten auf Länder- und Bundesebene, wird aber aus unserer Sicht als eine bislang ungelöste Frage betrachtet.

Weiterführende Literatur

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Bozeman, B. (1999) Bureaucracy and red tape. Pearson, New York.

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Kaufmann, H. (1977) Red Tape: Its Origins, Uses, and Abuses. Brooldings, Washington.

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