Lean Project Management

Verschwendungen in Projekten identifizieren, messen und minimieren

Was verstehen wir unter "Lean Project Management"?

Definitionen und Studien zum Erfolg oder Misserfolg von Projekten gibt es mehr als ausreichend.

Was in dieser Diskussion um „Projekterfolg“ jedoch häufig „unter dem Radar“ bleibt, sind versteckte Misserfolgsfaktoren, die nur indirekte Auswirkungen auf den Projekterfolg am Ende haben. Diese sind häufig nicht unmittelbar und unumstritten sichtbar, sondern „nerven“ lediglich – wenn man sie nicht bereits unbewusst als selbstverständlichen (und unvermeidbaren?) Teil der „Alltagspraxis“ akzeptiert hat.

In der Tradition des Lean Thinking bezeichnen wir diese versteckten Misserfolgsfaktoren als „Verschwendung“. Gemeint sind damit alle Handlungen und Ereignisse in einem Projekt, die nicht entweder einen direkten oder wenigstens einen indirekten Beitrag zur Erstellung des Projektergebnisses liefern und deshalb ohne Verlust eliminiert werden können und müssen.

Lean Project Management bedeutet die anfängliche Vermeidung oder nachträgliche Reduzierung
nicht wertschöpfender „Blindleistungen“ in Projekten.

Was sind typische Verschwendungen in Projekten?

Zu den typischen Verschwendungen in Projekten zählen:

  • Warten: Warten auf Entscheidungen „von oben“, auf Zulieferungen oder Inrmationen anderer organisatorischer Schnittstellen.
  • Überbearbeitung: Unnötige Anforderungen von intern oder extern, „Vergoldungen“ des Projektergebnisses oder auch zu viel Information und Kommunikation, z.B. aufgrund von unklaren Anforderungen.
  • Fehler: Unklarheit darüber, was überhaupt ein „Fehler“ ist, Ignorieren von Fehlern oder Arbeit auf Basis fehlerhafter Informationen, die am Ende aufwändige Nacharbeiten erforderlich machen.
  • Fehlallokation: Unzureichende Kapazitäten in quantitativer Hinsicht (personelle, finanzielle oder physische Ressourcen) oder qualitativer Hinsicht (Kompetenzen i.S.v. Wissen, Fähigkeiten, Motiven und Einstellungen).
  • Fehlweisung: Unklarer Projektzweck und Projektnutzen, unklare und stetig wechselnde Prioritäten im Projekt oder unklare Verantwortlichkeiten, die zu zahlreichen ergebnislosen Zuständigkeitsverschiebungen, Diskussionen und „not in my backyard“-Verhaltensweisen führen.
  • Unnötige Bewegung: Unnötige Reisen und Wegzeiten für persönliche Begegnungen, überflüssige Änderungen in den Projektergebnissen, -prozessen oder der -organisation, chronisches Multitasking und Task Switching.
  • Unterbearbeitung: Zu oberflächliche Abarbeitung von Aufgaben, unzureichende Dokumentation, ungenügende Kommunikation.

Wie kann Verschwendung in Projekten gemessen werden?

Der von uns entwickelte Indikator zur Quantifizierung des Ausmaßes der Verschwendung ist der „Project Management Waste Index“ (PMWI). Dieser ist vgleichbar mit dem „Body Mass Index“ (BMI). Änglich wie der BMI geht der PMWI davon aus, dass „Null Verschwendung“ weder der Idealzustand noch realistisch erreichbar ist. Ideal und realistisch erreichbar ist vielmehr ein möglichst geringes Ausmaß an Verschwendung in Projekten. 

Erhoben wird der PMWI durch eine standardisierte Befragung von Beteiligten und Betroffenen in Projekten zur Häufigkeit sowie zur Auswirkung des Auftretens bestimmer Phänomene der Verschwendung in Projekten.  Die 7 x 3 = 21 Items werden auf einer Likert-Skala von 0 (=tritt nicht auf / keine Auswirkungen) bis 4 (tritt kontinuierlich auf / massive Auswirkungen) abgefragt.

Daraus lässt sich der PMWI dann wie folgt berechnen:

Wie viel Verschwendung existiert in Projekten?

2021 führten wir eine Erhebung des PMWI bei N=270 Projektverantwortlichen im deutschsprachigem Raum in unterschiedlichen Branchen (v.a. IT, Maschionenbau, Automobil) und für unterschiedliche Projektarten (Produktentwicklungsprojekte, interne Organisationsentwicklungsprojekte usw.)  durch. Davon waren N=202 Antworten verwertbar.

Das Ausmaß der Verschwendung über alle Teilnehmer betrug PMWI = 25,1% (Median: 24,0%). D.h. in Bezug auf die maximal mögliche Verschwendung Realisieren die Projekte in der Praxis etwa ein Viertel.  

Interessant ist dabei, dass eine hohe Korrelation zwischen dem PMWI einerseits und den klassischen Erfolgsgößen von Projekten, insbesondere Termin und Budgeteinhaltung, zu beobachten ist.

Die häufigsten und schwerwiegendsten Arten der Verschwendung, die die Befragten in ihren Projekten wahrnahmen, sind Warten (auf Entscheidungen, Zulieferungen und Informationen), Fehlallokation (fehlende personelle Kapazitäten und Kompetenzen, fehelnde Budgets) sowie Unterbearbeitung (oberflächliche Abarbeitung, unzureichende Dokumentation, unzureichende Kommunikation). 
 
 
Unbeantwortet in der Studie blieb die Frage nach den Ursachen für diese Arten von Verschwendungen. Die Antwort darauf erfordert eine individuelle Untersuchung in den einzelnen Organisationen, da die Ursachen sehr variabel sein können.
 

Wie kann Verschwendung in Ihren Projekten reduziert werden?

Die Minimierung von Verschwendung in Projekten erfordert eine projekt- oder organisationsindividuelle Vorgehensweise.

Diese läuft in drei Schritten ab:

1. Nach einem Vorgespräch über den Scope und die Beteiligten des Vorhabens wird zunächst der PMWI und die Top-Verschwendungsarten erhoben. Ergebnisse sind der quantitative PMWI über alle Projekte sowie die häufigsten und schwerwiegendsten Verschwendungsarten.

2. Anschließend werden in einem Ein-Tages-Workshop die Ergebnisse der Erhebung zurückgemeldet und die wesentlichen Ursachen für die Top-3-Verschwendungsarten ermittelt. Das Ergebnis ist eine gemeinsam akzeptierte priorisierte Liste der Verschwendungsarten einer Organisation.

3. Am Ende des Ein-Tages-Workshops wird eine priorisierte Liste von Maßnahmen, Verantwortlichen und Ergolgsgrößen erarbeitet, um die wichtigsten Verschwendungsursachen zu minimieren. Diese Liste wird abgearbeitet und der Erfolg der Maßnahmen gemessen und evaluiert.

In einem deutschen Maschinenbauunternehmen ist es auf diese Weise gelungen, Verschwendungsursachen wie „zu viele Projekte parallel“, „chronische Best-Case-Planungen“, „häufige Projektstarts ohne die notwendigen Voraussetzungen“, „Silodenken zwischen den Abteilungen“ und „kleinteiligte Arbeitsaufteilungen zwischen zu vielen verschiedenen Stellen“ zu identifizieren, zu priorisieren und durch Maßnahmen wirksam zu adressieren.

Wann kann Verschwendung in Ihren Projekten reduziert werden?

Der PMWI-Ansatz zur Identifizierung und Reduzierung von Verschwendung in Projekten hat vier entscheidende Vorteile:

  • er ist für alle Arten von Projekten einsetzbar, kunden- und marktbezogene Produktentwicklungs- und Beratungsprojekte wie auch interne Organisationsentwicklungs- und IT-Projekte.
  • er ist offen für alle Vorgehensmodelle: plangetriebene (bzw. „klassische“), agile sowie hybride Vorgehensmodelle.
  • er ist in jeder Phase eines Projekts einsetzbar, wobei er die größte Wirksamkeit vor Projektstart entfaltet, weil hier der größte Gestaltungsspielraum existiert und Verschwendungen von Anfang an ganz vermieden werden können.
  • er ist für Einzelprojekte genauso anwendbar wie für ein organisatorisches Projektportfolio. Im letzteren Fall wird er für die Optimierung von organisatorischen Projektmanagement-Prozessen eingesetzt. 

Wesentlich ist in allen vier Fällen vor allem die ernsthafte Bereichschaft der Projekt- und Organisationsverantwortlichen, nicht nur zu messen, sondern auch zu verändern.