Prozessmanagement, Bürokratismus und die Parabel von Frankenstein

Rainer Erne am 08.12.2019

Eine der Gefahren des Prozessmanagements besteht im Bürokratismus.

Dabei wird bewusst der Begriff des „Bürokratismus“ und nicht derjenige der „Bürokratie“ gewählt, den Max Weber als eine Form der legalen und rationalen Herrschaft – im Gegensatz zur traditional oder charismatisch legitimierten Macht – beschrieben hat (vgl. Weber 1980). Unter Bürokratismus sollen hier unwirksame Regelungen, die ihren eigentlichen Zweck nicht erfüllen, und/oder ineffiziente Regelungen, deren Erfüllung nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand verbunden ist, verstanden werden (Wegmann & Cunningham 2010).

Wie entsteht Bürokratismus? Unserer Ansicht und Erfahrung nach durch eine Überbetonung von Prozessen und eine Vernachlässigung des Prozessmanagements. Werden Prozessregelungen vor ihrer Einführung nicht sorgfältig getestet und nach ihrer Einführung nicht regelmäßig überprüft, überarbeitet und auch wieder verworfen, bestehen sie weitgehend unberührt weiter. Bei vielen Regelungen in großen Organisationen vermag heute beispielsweise niemand mehr zu sagen, weshalb  eine „Acht-Augen-Prüfung“ oder eine überbordende Dokumentenflut bei Reiseeanträgen und Reisekostenerstattungen noch durchgeführt wird. „Wegen dem Audit“, so lautet oftmals die Auskunft, die eher der Ratlosigkeit und Frustration entspringt.

Da es offensichtlich so schwierig ist, in großen Organisationen einmal eingeführte Prozessregelungen wieder über Bord zu werfen, scheint der zielführendere Weg darin zu bestehen, bei der Einführung von generell und dauerhaft gültigen Regelungen strenge Diät zu halten. „Zu wenig Regelungen“ ist im Prozessmanagement eine läßliche, „zu viel Regelungen“ dagegen eine Todsünde.

Eine Parabel dazu findet sich in dem Roman „Frankenstein, oder: der moderne Prometheus“ von Mary W. Shelley aus dem Jahr 1818 (Shelly 2018). Mit der besten Intention, nämlich Leben zu erschaffen, entwickelt Viktor Frankenstein aus toter Materie ein „Wesen“. Dieses „Wesen“ entzieht sich schnell der Gewalt seines Schöpfers und richtet schwere Schäden an, weil ein einmal ins Leben gerufenes „Wesen“ in sozialen Kontexten oftmals kaum mehr revidierbar ist und ein Eigenleben entwickelt. So ähnlich verhält es sich mit vielen Regelungen im Prozessmanagement.

Literatur:
Shelley, M.W. (2018) Frankenstein, oder: Der moderne Prometheus. Ditzingen, Reclam
Weber M. (1980) Wirtschaft und gesellschaft: Grundriss der verstehenden Soziologie. Tübingen, Mohr
Wegmann,M. & Cunningham, S. (2010) Reducing red tape: a facilitation and management manual. Eschborn, GTZ